El cierre de planeación no consiste en marcar todo como listo. Consiste en identificar pagos y saldos, confirmar el conteo y los puestos, registrar pruebas y entregables, cerrar versiones y asignar cada pendiente real a una persona con fecha y evidencia.
Una casilla verde sin soporte puede ocultar una duda. En esta etapa necesitan menos optimismo automático y más claridad compartida.
Revisen pagos, saldos y condiciones
Para cada acuerdo registren qué se ha pagado, qué saldo existe, cuándo vence y quién tiene el soporte. Separen pagos de la pareja, pagos gestionados por otra persona y valores todavía discutidos. No usen una captura aislada como explicación completa.
Confirmen también condiciones que dependen del conteo, horario o alcance final.
Cierren el conteo y la distribución
Consoliden RSVP, acompañantes, niños y necesidades operativas comunicadas. Después actualicen mesas y puestos. La versión final debe tener fecha y propietario; una lista anterior no puede seguir circulando como si fuera vigente.
Revisen la distribución con el lugar y las personas responsables del montaje. El plano digital ayuda a conversar, pero no sustituye las medidas ni la aprobación técnica.
Confirmen pruebas y entregables
Registren pruebas de vestuario, sonido, iluminación, montaje, ceremonia o cualquier elemento determinante para su proyecto. Una prueba debe terminar con resultado, corrección, responsable y fecha de nueva revisión si aplica.
Hagan lo mismo con entregables: archivos, listas, objetos, señales, votos o elementos personales.
Herramientas para una versión común
Usen Agenda, proveedores e invitados para revisar estados, contactos y notas; y Plano del evento para comprobar que el conteo final coincide con la distribución compartida.
Herramienta Sekuoya
Agenda, proveedores e invitados
Organiza reuniones, proveedores, notas, confirmaciones y lista de invitados en un solo proyecto.
Sin iniciar sesión, el proyecto se conserva únicamente en este navegador. Al iniciar sesión puedes guardarlo de forma privada en tu cuenta.
Herramienta Sekuoya
Plano del evento
Define el área y distribuye mesas, pista, tarima, músicos, decoración y otros elementos a escala.
Arrastra los elementos. La cuadrícula mantiene una escala proporcional; valida aforo, evacuación, accesibilidad y montaje con el lugar y los responsables técnicos.
No creen una nueva copia sin marcar cuál reemplaza. Una sola versión vigente reduce errores durante el montaje.
Clasifiquen los pendientes reales
Un pendiente puede estar bloqueado, condicionado o simplemente en espera. Escriban qué falta, quién lo resuelve, cuándo debe decidirse y qué sucede si no llega. Si el impacto cambia el cronograma o el Plan B, actualicen ambos.
Entreguen la operación
Preparen un resumen para quienes coordinarán: contactos, autoridad, cronograma, plano, entregables, pendientes y rutas alternativas. La pareja debe saber a quién acudir, pero no recibir cada incidencia.
La salida concreta de este paso
Terminen con una versión común y fechada de pagos, conteo, puestos, pruebas, cronograma y pendientes. Todo elemento abierto debe tener responsable.