Construyan tres escenarios de invitados —mínimo, probable y máximo— antes de elegir el lugar. No son tres listas definitivas: son una forma de ver cómo cambia la experiencia, el presupuesto, la capacidad y la logística cuando una persona entra o sale del conjunto.
La lista de invitados no es un trámite aislado. Su tamaño condiciona el lugar, los costos por persona, la distribución, el transporte y la posibilidad de conversar con calma durante la celebración.
Empiecen por hogares, no solo por nombres
Agrupar por hogar ayuda a comprender acompañantes, niños, invitaciones conjuntas y respuestas. Para cada grupo registren quiénes son imprescindibles para la experiencia que definieron, quiénes esperan invitar y quiénes dependen de espacio o presupuesto.
No conviertan estas categorías en juicios sobre las personas. Son escenarios de planeación que la pareja debe manejar con cuidado y privacidad.
Construyan tres versiones
- Mínimo: personas sin las cuales la celebración dejaría de sentirse propia.
- Probable: grupo que esperan poder recibir según su meta actual.
- Máximo: límite que no debería superarse sin revisar presupuesto, lugar y experiencia.
El máximo no es una invitación automática. Es una prueba de capacidad.
Añadan los datos que cambian decisiones
Además del nombre, puede ser útil registrar hogar, acompañante previsto, adulto o niño, ciudad de origen y necesidades que la persona haya comunicado voluntariamente. Eviten recopilar datos sensibles que no necesitan.
En esta etapa el estado es preliminar. “Probable” no significa confirmado y “máximo” no significa invitado. El RSVP llegará después, cuando exista una invitación real.
Herramienta para conservar los escenarios
En Agenda, proveedores e invitados pueden crear el proyecto, registrar personas y mantener notas de reuniones. La misma base servirá más adelante para confirmaciones y proveedores, evitando volver a escribir la información.
Herramienta Sekuoya
Agenda, proveedores e invitados
Organiza reuniones, proveedores, notas, confirmaciones y lista de invitados en un solo proyecto.
Sin iniciar sesión, el proyecto se conserva únicamente en este navegador. Al iniciar sesión puedes guardarlo de forma privada en tu cuenta.
Comparen cada escenario con el presupuesto. Observen qué costos se mueven por persona y cuáles permanecen. Después llévenlos a la conversación sobre lugares.
No elijan un lugar con el promedio
Un espacio debe funcionar para el escenario que realmente podrían usar, no para un promedio abstracto. Revisen capacidad sentada, circulación, accesibilidad, servicios y restricciones con el lugar. Una cifra comercial de capacidad no sustituye el plano ni la visita técnica.
La salida concreta de este paso
Terminen con tres conteos, hogares agrupados, datos mínimos y una nota que explique qué tendría que cambiar para pasar de un escenario a otro.