Comparen las tres propuestas con un único escenario escrito: misma fecha o ventana, ciudad, número de invitados, sedes, duración, servicios ya contratados y nivel de apoyo esperado. Después conviertan cada propuesta en una matriz de alcance, reuniones, equipo, visitas, cronograma, proveedores, costo completo y condiciones. La presentación más atractiva o el precio inicial más bajo no prueban que sea la opción más completa.
Paso 1: envíen el mismo brief
- Fecha o ventana y ciudad.
- Invitados mínimo, probable y máximo.
- Ceremonia, recepción y otros eventos.
- Lugar contratado o requisitos de búsqueda.
- Proveedores ya contratados y tareas pendientes.
- Presupuesto de trabajo y prioridades.
- Tipo de apoyo que creen necesitar.
Pidan que cada profesional confirme los supuestos usados. Si una propuesta calcula una sola sede y otra incluye bienvenida, ceremonia y recepción, sus cifras no son comparables. Cuando falte información, registren PENDIENTE; no conviertan una exclusión o un valor desconocido en cero.
Paso 2: construyan la matriz
| Dimensión | Qué registrar | Pregunta de control |
|---|---|---|
| Alcance | Planeación, diseño, presupuesto, proveedores, coordinación y cierre. | ¿Qué tarea concreta no está incluida? |
| Reuniones | Cantidad, duración, modalidad y participantes. | ¿Qué ocurre si necesitamos una reunión adicional? |
| Equipo | Quién lidera, asistentes, reemplazo y horas de presencia. | ¿La persona que vende será quien ejecute? |
| Visitas | Lugar, pruebas, montaje y desplazamientos. | ¿Cuántas visitas y qué gastos están incluidos? |
| Cronograma | Fecha de primera versión, actualizaciones y guion final. | ¿Quién recopila la información de proveedores? |
| Proveedores | Búsqueda, comparativos, negociación, contratación y seguimiento. | ¿Existe comisión o relación comercial que debamos conocer? |
| Costo | Honorarios, impuestos informados, viáticos, horas y personal adicional. | ¿Cuál es el costo completo para nuestro escenario? |
| Cambios | Fecha, aforo, sede, alcance, cancelación y fuerza mayor. | ¿Cómo cambia el precio y qué pagos se recuperan? |
| Contingencias | Clima, ausencia de personal, retrasos y fallas de proveedor. | ¿Quién decide y quién ejecuta el plan alterno? |
Paso 3: separen promesas de entregables
“Acompañamiento permanente”, “gestión integral” o “día perfecto” son descripciones. Para comparar, conviértanlas en entregables y tiempos: presupuesto actualizado, número de comparativos, cronograma, plano, guion de ceremonia, reunión con proveedores, plan de lluvia, inventario de montaje y reporte de cierre. Pidan un ejemplo anonimizado cuando necesiten entender el formato, sin solicitar datos de otras parejas.
Paso 4: calculen el costo completo
Sumen honorarios, impuestos informados, desplazamientos, peajes, alojamiento, personal adicional, horas extra, reuniones o visitas fuera del alcance y eventos complementarios. Distingan pagos reembolsables, anticipos no reembolsables y gastos hechos a terceros. La comparación debe usar el mismo alcance; una propuesta más barata puede dejar funciones que después tendrán que contratar o asumir.
Paso 5: comprueben capacidad y relación de trabajo
Pregunten cuántas bodas simultáneas atiende el equipo, quién será el contacto, cómo se documentan decisiones y qué ocurre si la líder no puede asistir. Una llamada ayuda a evaluar claridad y escucha, pero no sustituye referencias verificables, alcance escrito ni contrato. No entreguen información personal innecesaria de invitados durante la etapa de propuesta.
Paso 6: revisen condiciones antes de elegir
- Calendario y forma de pago.
- Cambio de fecha, ciudad, aforo o sedes.
- Cancelación por la pareja o por la profesional.
- Reemplazo de la persona líder y composición mínima del equipo.
- Propiedad y entrega de documentos de trabajo.
- Confidencialidad, fotografías y uso de imagen.
- Manejo de comisiones, descuentos o vínculos con proveedores.
Criterio de decisión
Elijan la propuesta que puedan explicar en términos de tareas, responsables, entregables, costo completo y condiciones. Si dos propuestas siguen siendo distintas, pidan una revisión del alcance; no comparen supuestos.
La SIC recomienda revisar condiciones y restricciones y conservar evidencia del contrato. Guarden el brief enviado, la propuesta aceptada, los anexos y cada cambio aprobado. Esta guía organiza la comparación, pero no certifica a una wedding planner ni sustituye una revisión jurídica cuando el contrato lo requiera.
Fuentes consultadas
- Superintendencia de Industria y Comercio: https://sedeelectronica.sic.gov.co/noticias/como-reconocer-las-clausulas-abusivas-y-proteger-sus-derechos-0